Datenschutzhinweise

# Datenschutzerklärung

**Stand: September 2026**

## 1. Allgemeine Informationen

Der Schutz personenbezogener Daten hat bei „Der kleine Lotse“ einen besonderen Stellenwert.

„Der kleine Lotse“ ist eine technische Plattform, die insbesondere bei Veranstaltungen dazu beitragen soll, Kinder, die von ihren Eltern oder sonstigen Begleitpersonen getrennt wurden, möglichst schnell wieder mit ihren Sorgeberechtigten zusammenzuführen.

Hierzu werden sogenannte Lotsencodes verwendet. Ein Lotsencode enthält selbst keine personenbezogenen Daten und lässt keine unmittelbaren Rückschlüsse auf das Kind oder dessen Sorgeberechtigte zu.

Der Lotsencode kann beispielsweise über einen QR-Code auf einem ausgegebenen Armband aufgerufen werden.

„Der kleine Lotse“ ist ein gemeinsames Projekt von IT Oger und dem Deutschen Roten Kreuz Ortsverein Hagen am Teutoburger Wald e.V.

Die Plattform kann auch von anderen Vereinen, Hilfsorganisationen, Veranstaltern, Kommunen oder sonstigen Organisationen genutzt werden.

---

# 2. Plattformbetreiber

Die technische Plattform „Der kleine Lotse“ wird bereitgestellt durch:

**IT Oger – Domenic Schlinge**
Zur Hüggelschlucht 11
49170 Hagen a.T.W.

E-Mail: kontakt@it-oger.de

Projektpartner ist:

**Deutsches Rotes Kreuz
Ortsverein Hagen am Teutoburger Wald e.V.**
Dorfstrasse 2a
49170 Hagen a.T.W.

E-Mail: info@drk-ovhagenatw.de

Der Deutsche Rote Kreuz Ortsverein Hagen am Teutoburger Wald e.V. ist nicht allein aufgrund seiner Stellung als Projektpartner für personenbezogene Daten verantwortlich, die im Rahmen einer Veranstaltung einer anderen Organisation verarbeitet werden.

---

# 3. Verantwortliche Organisation einer Veranstaltung

„Der kleine Lotse“ kann von unterschiedlichen Organisationen für eigene Veranstaltungen eingesetzt werden.

Für jede Veranstaltung wird eine **verantwortliche Organisation** hinterlegt.

Dies kann beispielsweise sein:

* ein DRK-Ortsverein,
* eine andere Hilfsorganisation,
* ein Verein,
* ein Veranstalter,
* eine Kommune,
* ein Unternehmen oder
* eine sonstige Organisation.

Vor der Zuordnung eines Lotsencodes werden den Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigten Informationen über die für die jeweilige Veranstaltung verantwortliche Organisation angezeigt.

Hierzu gehören mindestens:

* Name der Organisation,
* Kontaktmöglichkeit,
* gegebenenfalls Anschrift beziehungsweise weitere Datenschutzinformationen.

Die verantwortliche Organisation bestimmt insbesondere im Zusammenhang mit ihrer Veranstaltung:

* für welche Veranstaltung das System eingesetzt wird,
* welche Lotsencodes ausgegeben werden,
* welche Personen als Helfer beziehungsweise Einsatzkräfte tätig werden,
* welche Benutzer zum geschützten Datenabruf freigeschaltet werden,
* wann eine Zuordnung aufgrund einer Bandrückgabe beendet wird,
* wie die organisatorische Bearbeitung eines aufgefundenen Kindes erfolgt.

Soweit die jeweilige Organisation allein über Zwecke und Mittel der veranstaltungsbezogenen Verarbeitung entscheidet und IT Oger die Daten ausschließlich in ihrem Auftrag technisch verarbeitet, erfolgt die technische Verarbeitung durch IT Oger als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit mehrere Beteiligte gemeinsam über Zwecke und wesentliche Mittel einer Verarbeitung entscheiden, kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO bestehen. Die jeweiligen Verantwortlichkeiten werden in diesem Fall zwischen den beteiligten Organisationen entsprechend geregelt.

---

# 4. Funktionsweise von „Der kleine Lotse“

Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigte können ihre Kontaktdaten auf zwei Wegen mit einem Lotsencode verknüpfen.

## 4.1 Elternkonto

Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigte können ein dauerhaftes Benutzerkonto erstellen.

Innerhalb dieses Kontos können die eigenen Kontaktdaten verwaltet und bei einer teilnehmenden Veranstaltung einem ausgegebenen Lotsencode beziehungsweise Armband zugeordnet werden.

## 4.2 Einmalige Nutzung

Alternativ kann eine Zuordnung ohne dauerhaftes Elternkonto erfolgen, sofern die jeweilige Veranstaltung diese Möglichkeit anbietet.

In diesem Fall werden die angegebenen Kontaktdaten nur für die veranstaltungsbezogene Nutzung gespeichert.

Diese Daten werden spätestens 30 Tage nach Ende der jeweiligen Veranstaltung gelöscht.

---

# 5. Öffentliche Fundseite

Der auf einem Armband befindliche QR-Code kann grundsätzlich von jeder Person gescannt werden.

Ist die Person nicht als autorisierter Helfer beziehungsweise als autorisierte Einsatzkraft angemeldet, erhält sie ausschließlich Zugriff auf eine öffentliche Fundseite.

Auf dieser können insbesondere folgende Informationen angezeigt werden:

* der Vorname des Kindes,
* die zuständige beziehungsweise nächstgelegene Anlaufstelle,
* Name der verantwortlichen Organisation,
* Kontaktmöglichkeiten der verantwortlichen Organisation oder Anlaufstelle,
* Hinweise zum weiteren Vorgehen.

Der Vorname des Kindes wird angezeigt, damit eine helfende Person das Kind persönlich ansprechen und dadurch gegebenenfalls Angst oder Unsicherheit reduzieren kann.

Nicht öffentlich angezeigt werden insbesondere:

* Name der Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigten,
* deren Telefonnummern,
* deren E-Mail-Adressen,
* deren Anschriften,
* Zugangsdaten oder
* sonstige geschützte Kontaktdaten.

---

# 6. Geschützter Zugriff auf Kontaktdaten

Die hinterlegten Kontaktdaten der Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigten können ausschließlich von zuvor registrierten und ausdrücklich freigeschalteten Personen aufgerufen werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

* Einsatzkräfte,
* Helfer,
* Mitarbeiter einer Anlaufstelle,
* Mitarbeiter der Veranstaltungsorganisation,
* sonstige von der verantwortlichen Organisation autorisierte Personen.

Eine Registrierung alleine führt nicht zu einer Zugriffsberechtigung.

Die Freischaltung erfolgt durch eine hierzu berechtigte Einsatzleitung beziehungsweise einen Organisationsverantwortlichen der jeweiligen Veranstaltung.

Es werden keine allgemeinen Sammelkonten für Helfer oder Einsatzkräfte eingesetzt.

Jede zugriffsberechtigte Person verwendet einen persönlichen Benutzerzugang.

---

# 7. Protokollierung von Zugriffen

Jeder Zugriff auf geschützte Kontaktdaten wird protokolliert.

Hierbei werden insbesondere gespeichert:

* Name beziehungsweise Benutzerkennung der zugreifenden Person,
* Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
* aufgerufener Lotsencode,
* zugehörige Veranstaltung,
* gegebenenfalls technische Informationen zum Zugriff,
* gegebenenfalls IP-Adresse.

Die Protokollierung dient insbesondere:

* der Nachvollziehbarkeit personenbezogener Datenabrufe,
* dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen,
* der Erkennung und Aufklärung eines möglichen Missbrauchs,
* der Informationssicherheit.

Die Zugriffsprotokolle können durch entsprechend berechtigte Verantwortliche der jeweiligen Veranstaltung sowie durch die technische Administration eingesehen werden, soweit dies für diese Zwecke erforderlich ist.

---

# 8. Verarbeitete personenbezogene Daten

## 8.1 Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigte

Je nach Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

* Vorname,
* Nachname,
* Mobilfunknummer,
* weitere Telefonnummern,
* E-Mail-Adresse,
* weitere freiwillige Kontaktinformationen.

## 8.2 Kind

Es werden nur möglichst wenige personenbezogene Daten des Kindes verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

* Vorname,
* Zuordnung zu einem zufällig erzeugten Lotsencode,
* Zuordnung zu einer Veranstaltung.

„Der kleine Lotse“ ist nicht dafür vorgesehen, umfangreiche Profile über Kinder anzulegen.

Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen im regulären System nicht hinterlegt werden.

## 8.3 Benutzerkonten

Bei registrierten Benutzern können insbesondere verarbeitet werden:

* Name,
* E-Mail-Adresse,
* Passwort in technisch gesicherter beziehungsweise gehashter Form,
* Benutzerrolle,
* Freigabestatus,
* zugeordnete Organisation,
* Registrierungszeitpunkt,
* Anmeldeinformationen,
* technische Sicherheitsinformationen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

---

# 9. Lotsencode und QR-Code

Der QR-Code verweist ausschließlich auf einen zuvor erzeugten Lotsencode.

Der Lotsencode ist so ausgestaltet, dass aus ihm selbst keine personenbezogenen Daten abgeleitet werden können.

Insbesondere enthält der QR-Code nicht:

* den Namen des Kindes,
* Namen der Eltern,
* Telefonnummern,
* E-Mail-Adressen,
* Anschriften.

Er dient lediglich als technischer Schlüssel zu dem entsprechenden Datensatz.

---

# 10. Zwecke der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden insbesondere verarbeitet zur:

* Bereitstellung von „Der kleine Lotse“,
* Zuordnung eines Armbandes zu einem Kind,
* Bereitstellung einer öffentlichen Fundseite,
* Anzeige des Vornamens des Kindes,
* Anzeige einer offiziellen Anlaufstelle,
* Kontaktaufnahme mit Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigten,
* Unterstützung bei der Zusammenführung eines Kindes mit seinen Sorgeberechtigten,
* Verwaltung von Elternkonten,
* Verwaltung von Veranstaltungen,
* Verwaltung und Freigabe von Helfer- beziehungsweise Einsatzkräftezugängen,
* Dokumentation von Datenabrufen,
* Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch,
* Gewährleistung der IT- und Datensicherheit.

---

# 11. Rechtsgrundlagen

## Nutzung des Lotsendienstes

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die erforderlich ist, um einen vom Elternteil beziehungsweise Sorgeberechtigten ausdrücklich gewünschten Lotsendienst bereitzustellen, erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hierzu gehören insbesondere:

* Speicherung der erforderlichen Kontaktdaten,
* Zuordnung zu einem Lotsencode,
* Anzeige der hierfür vorgesehenen Informationen auf der öffentlichen Fundseite,
* Bereitstellung der Kontaktdaten an hierfür autorisierte Helfer,
* Kontaktaufnahme zur Zusammenführung mit dem Kind.

## Freiwillige zusätzliche Angaben

Soweit zusätzliche, für die eigentliche Nutzung nicht erforderliche Daten aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet werden, erfolgt dies gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine solche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

## IT-Sicherheit und Protokollierung

Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in:

* dem Schutz der personenbezogenen Daten,
* der Nachvollziehbarkeit von Zugriffen,
* der Verhinderung von Missbrauch,
* der Aufklärung unberechtigter Abrufe,
* dem sicheren Betrieb des Systems.

---

# 12. Daten von Kindern

Die Registrierung und Verwaltung von Daten richtet sich ausschließlich an Erwachsene.

Daten eines Kindes dürfen nur hinterlegt werden durch:

* einen Sorgeberechtigten oder
* eine von den Sorgeberechtigten hierzu autorisierte Person.

Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung.

Es werden nur solche personenbezogenen Daten eines Kindes verarbeitet, die für die Funktion des Lotsensystems erforderlich sind.

---

# 13. Dauer einer aktiven Armbandzuordnung

Ein bereits ausgegebenes und einer Veranstaltung zugeordnetes Armband kann während der laufenden Veranstaltung grundsätzlich nicht eigenständig über das Elternkonto deaktiviert werden.

Hierdurch soll verhindert werden, dass weiterhin im Umlauf befindliche Armbänder auf einen nicht mehr nutzbaren Datensatz verweisen.

Dies ist insbesondere wichtig, wenn ein Kind ein Armband weiterhin trägt und später von einer anderen Person aufgefunden wird.

Eine Zuordnung endet grundsätzlich:

* bei Rückgabe des Armbandes oder
* spätestens mit Ende der Veranstaltung.

In begründeten Fällen, beispielsweise bei Verlust, Beschädigung, Missbrauch oder einer fehlerhaften Zuordnung, kann die zuständige Organisation eine Zuordnung administrativ sperren beziehungsweise korrigieren.

---

# 14. Speicherdauer

## Einmalige Nutzung

Kontaktdaten, die ohne dauerhaftes Elternkonto für eine Veranstaltung hinterlegt wurden, werden spätestens **30 Tage nach Ende der jeweiligen Veranstaltung gelöscht**.

## Elternkonten

Personenbezogene Daten eines registrierten Elternkontos bleiben gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht.

Ein Elternkonto kann auf Wunsch gelöscht werden.

Die dauerhafte Speicherung des Elternkontos bedeutet nicht, dass frühere Veranstaltungszuordnungen dauerhaft aktiv bleiben.

## Aktive Veranstaltungszuordnung

Eine aktive Zuordnung zwischen Armband, Kind und Veranstaltung endet mit Rückgabe des Armbandes oder spätestens nach Ende der Veranstaltung.

## Zugriffsprotokolle

Zugriffsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und zur Aufklärung möglicher Vorfälle erforderlich ist.

**[Eine konkrete technische Löschfrist für Zugriffsprotokolle wird noch festgelegt.]**

---

# 15. Hosting und technische Dienstleister

Die Plattform wird bei:

**STRATO AG**
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

gehostet.

Im Rahmen des Hostings können personenbezogene Daten durch STRATO verarbeitet werden.

Soweit STRATO personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

---

# 16. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Plattform können technisch bedingt insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

* IP-Adresse,
* Datum und Uhrzeit,
* aufgerufene Ressource,
* Browser,
* Betriebssystem,
* HTTP-Statuscode,
* Referrer,
* übertragene Datenmenge.

Diese Verarbeitung erfolgt insbesondere zur technischen Bereitstellung und Absicherung der Plattform.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

---

# 17. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichertechnologien, soweit keine anderslautende Information erfolgt.

Diese können insbesondere erforderlich sein für:

* Anmeldung,
* Sitzungsverwaltung,
* Sicherheitsfunktionen,
* Zugriffsschutz,
* technische Einstellungen.

Soweit diese Speicherung beziehungsweise der Zugriff unbedingt erforderlich ist, um den vom Benutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung zu stellen, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG.

---

# 18. Empfänger personenbezogener Daten

Je nach Veranstaltung können personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang insbesondere verarbeitet beziehungsweise zugänglich gemacht werden durch:

* die für die Veranstaltung verantwortliche Organisation,
* von dieser Organisation freigeschaltete Einsatzkräfte oder Helfer,
* IT Oger im Rahmen des technischen Betriebs,
* technische Auftragsverarbeiter wie STRATO,
* weitere ausdrücklich ausgewiesene Empfänger,
* Behörden oder sonstige Stellen, sofern hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Private Kontaktdaten der Eltern werden nicht öffentlich bereitgestellt.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken verwendet.

---

# 19. Datenschutzrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

* Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
* Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
* Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
* Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
* Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
* Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
* Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Bei veranstaltungsbezogenen Verarbeitungen können Datenschutzanfragen unmittelbar an die bei der jeweiligen Veranstaltung ausgewiesene verantwortliche Organisation gerichtet werden.

Anfragen zum technischen Plattformbetrieb können gerichtet werden an:

**IT Oger – Domenic Schlinge**
Zur Hüggelschlucht 11
49170 Hagen a.T.W.
E-Mail: kontakt@it-oger.de

---

# 20. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Verantwortliche mit Sitz in Niedersachsen ist dies insbesondere:

**Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen**

Die Zuständigkeit kann abhängig vom Sitz der jeweils für eine Veranstaltung verantwortlichen Organisation abweichen.

---

# 21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Funktionen, beteiligte Organisationen oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf [www.der-kleine-lotse.de](http://www.der-kleine-lotse.de) veröffentlichte aktuelle Fassung.